Jaarlijks vindt er een archiefinspectie plaats. Deze is in eerste instantie bedoeld voor de interne verantwoording. Daarnaast wordt deze rapportage ook aan de provincie aangeboden ten behoeve van het Interbestuurlijk Toezicht Op basis van de archiefinspectie 2017 beoordeelt de provincie het archieftoezicht van de gemeente Almere voor dat jaar als redelijk adequaat. Voor 2018 geeft ze haar beoordeling op basis van het Verslag Archiefzorg 2018.
Achtergrond
In september 2016 is een meerjarenplan tot verbetering van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente vastgesteld. Het plan omvatte 17 maatregelen. In het Verslag archiefzorg over 2017 constateerde de archiefinspectie dat er van de 17 maatregelen 7 voldoende waren uitgevoerd. In 2018 de 10 openstaande maatregelen (en de benodigde activiteiten) opgenomen in een Voortschrijdend Werkplan Informatiebeheer 2016-2020 en gegroepeerd in drie speerpunten.
De archiefinspectie 2018 laat zien dat er op een aantal terreinen voorgang geboekt is. Zo zijn er meerdere overlegorganen in het risicodomein informatiebeheer opgetuigd. Deze helpen bij het verduidelijken van taken en rollen voor de samenwerking binnen het informatiebeheer en het in kaart brengen van de verantwoording over de archiefzorg. Daarnaast heeft ook de technische realisatie van een digitaal archiefbewaarplaats plaatsgevonden. De archiefinspectie constateert evenwel nog tekortkomingen, waardoor het informatie- en archiefbeheer niet volledig toereikend is. Hieronder volgen per speerpunt de belangrijkste conclusies over de status van het informatiebeheer en daarbij de verbeteracties die de gemeente in 2019 inzet.
Inrichting information governance
De inrichting van de Information Governance staat nog in de kinderschoenen. Een goede uitwerking en implementatie hiervan is van groot belang om grip te krijgen op de uitvoering en kwaliteit van het informatiebeheer. Zonder een goed functionerend Information Governance loopt de gemeente het risico dat ze niet voldoet aan de archiefwetgeving, met negatieve gevolgen voor de betrouwbaarheid van de gemeente.
De gemeente gaat in 2019 verder met haar acties om het informatiebeheerbeleid bij de afdelingen te implementeren. Ze doet dit onder andere door in te zetten op bewustwordingscampagnes over het informatiebeheer van de gemeente, in afstemming met informatiebeveiliging en privacybescherming. Daarnaast maakt ze werk van de Information Governance-overzichten. Tot slot organiseert de gemeente de aansluiting van het informatiebeheer op de plan-do-check-act verbetercyclus als onderdeel van de Planning en Control systematiek.
Een ondersteunend en transparantzaaksysteem / DMS
De documentenhuishouding verkeert nog lang niet in goede, geordende en toegankelijke staat. Dit geldt zowel voor de papieren als de digitale verschijningsvorm. Het is onbekend in hoeverre de applicaties (afgezien van het nieuwe zaaksysteem) voldoen aan de archiefwettelijke eisen, bijvoorbeeld op het punt van de verplichte vernietiging van gegevens. ‘Archiving by design’ speelt een belangrijke rol om de informatie bij creatie ervan al aan de archiefwettelijke eisen te laten voldoen. Wanneer dat het geval is, zou de informatie zich in goede, geordende en toegankelijke staat moeten bevinden en kost het beheer en de uiteindelijke overbrenging of vernietiging van de informatie geen onevenredige inzet.
De verdere uitrol van het zaaksysteem heeft in 2019 volop aandacht. Daarin houdt de gemeente rekening met de mate waarin overige applicaties voldoen en moeten voldoen aan archiefwettelijke eisen. De uitrol van het zaaksysteem is direct verbonden aan de digitalisering en optimalisering van de gemeentelijke processen, waar de gemeente in 2019 werk van maakt. Beide leveren een belangrijke bijdrage aan de uitvoerbaarheid van het digitale informatie- en archiefbeheer. De gemeente neemt in 2019 een generiek vervangingsbesluit, zodat ze uiteindelijk de toestroom van haar papieren archivering kan stoppen.
Een operationele digitale bewaarplaats
Er zijn nog flinke achterstanden in de overbrenging van blijvend te bewaren archief. Indien overbrenging niet tijdig gebeurt, is er sprake van taakverwaarlozing. Wat de digitale bestanden betreft, is de organisatie niet op de moderne tijd voorbereid, waardoor informatie niet goed kan worden overgebracht of op tijd worden vernietigd.
De gemeente heeft opschorting aangevraagd voor de overbrenging van het analoog bouwarchief. De bewerking van overige analoge archieven tot 1994 zal grotendeels in 2019 plaatsvinden, ter ondersteuning van de overbrenging. Verder treft de gemeente in 2019 voorbereidingen voor vier zaken: het opstellen van procedures voor analoge en digitale overbrenging, het implementeren van de digitale bewaarstrategie, het implementeren van de Selectielijst 2017 en het optuigen van het proces van vernietiging. Hiermee zorgt de gemeente ervoor dat vernietiging en overbrenging van archieven op termijn soepel verlopen.